Styret følger en møteplan som fastsettes for hvert år. Normalt planlegges det 4 styremøter i løpet av våren og 2 styremøter om høsten. Ekstraordinære styremøter kan bli sammenkalt for å behandle haste-saker.
Styrets møteplan for 2024:
Styret har vanligvis sine møter på tirsdagskvelder. Den ordinære møteplanen for 2024 er: 9. januar, 5. mars, 30. april, 11. juni, 3. september og 12. november, alle dager klokken 19:00.
Saker som ønskes satt på saklisten til et styremøte må leveres inn skriftlig med beskrivelse av problemstillingen og et forslag til vedtak til styreleder eller som vedlegg til e-post styret @ solbakkane-lb4.no senest innen 1 uke før planlagt styremøte.
Protokollene fra alle styremøtene er samlet i styrets dokumentarkiv. Seksjonseierne kan få innsyn på forespørsel.
Sameiets ordinære årsmøte skal normalt avholdes i april måned. Hver seksjon har 1 stemme i årsmøtet. Seksjonseierne blir varslet av styret om årsmøtet, sammen med frister for innlevering av forslag til årsmøtesaker og forslag på kandidater til valg. Dette første varselet sendes normalt ut innen utløpet av januar måned.
Alle seksjonseierne har rett til å levere inn forslag om saker for behandling i et årsmøte. Vær oppmerksom på at årsmøtet ikke kan behandle andre saker enn de som står på den godkjente saklisten som sendes ut med den endelige innkallingen.
Foreslåtte kandidater til valgene må være forespurt og ha sagt seg villig til å stille til valg.
Årsmøtet 2024 er fastsatt til tirsdag 23. april kl 18:30, og møtested er Servicebygget i Kongeparken Camping.
Etter at den formelle delen av årsmøtet er avsluttet etter saklisten, vil styret vanligvis informere om aktuelle ting som det ikke er naturlig å ta opp som årsmøtesaker men heller snakke om i et beboermøte.
Dersom det ellers i året oppstår problemstillinger eller må tas beslutninger som faller utenfor styrets mandat, eller dersom minst 3 seksjonseiere krever det, vil styret kalle inn alle seksjonseierne til et ekstraordinært årsmøte for å behandle den aktuelle saken.
Protokollene fra alle årsmøtene er samlet i styrets dokumentarkiv, og ligger tilgjengelig for innsyn på sameiets nettside, se her.